Mijn rol als Extern Vertrouwenspersoon
Het werkterrein van de vertrouwenspersoon betreft de sociaal veilige en integere werkomgeving en omvat 3 taken:
1. Het opvangen, begeleiden en adviseren van medewerkers.
2. Het voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie.
3. Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan bestuur en management.
Waar deze taken uit bestaan zal ik hieronder toelichten.
1. Het opvangen, begeleiden en adviseren van medewerkers.
- Medewerkers kunnen telefonisch contact opnemen indien zij een melding willen maken of vraag hebben. Ik zal vervolgens een afspraak maken voor een persoonlijk gesprek op een voor de melder veilige plek. In dit gesprek zal ik de medewerker opvangen en ingaan op het probleem dat hij ervaart.
- Indien de medewerker dit wenselijk vindt, plannen we een afspraak voor het tweede gesprek, waarin we de oplossingsmogelijkheden zullen bespreken.
Mocht het nodig zijn, dan zal ik de melder verder begeleiden en ondersteunen bij de gekozen oplossing.
Ik zal de medewerker -afhankelijk van de situatie – in principe stimuleren en empoweren om zelfstandig met de gekozen oplossing aan de gang te gaan. Ik geloof namelijk dat voor alle partijen het meest effectief zal zijn.
Ik houd contact met de medewerker tot de klacht goed is afgehandeld.
De gesprekken tussen de medewerker en mij, als extern vertrouwenspersoon, zijn strikt vertrouwelijk. Uitzondering hierop is als de medewerker toestemming geeft en/of de wet anders bepaalt.
2. Het voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie
- In de organisatie zal bekendheid moeten worden gegeven van de aanwezigheid van een extern vertrouwenspersoon, zodat iedereen weet wie de extern vertrouwenspersoon is en hoe ze contact kunnen opnemen.
Ik zal mijzelf hiervoor door middel van een presentatie in de organisatie aan de medewerkers voorstellen.
Daarnaast ontvangt de organisatie (fysiek en digitaal) voorlichtingsmateriaal, welke op een zichtbare plek, op intranet alsmede bij de onboarding van nieuwe medewerkers gepresenteerd zal worden. - Er zal overleg en afstemming plaatsvinden met samenwerkingspartners zoals de OR, Arbodienst, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk.
- Ik zal informatie geven over de taak en inhoud van het werk van de vertrouwenspersoon in het jaarverslag.
- Ik zal het gesprek begeleiden over ongewenst gedrag binnen de organisatie.
Aandacht en daarmee tet vergroten van bewustzijn rond het thema van (on)gewenste omgangsvormen en integriteit is, vanwege de preventieve werking die hiervan uitgaat, cruciaal voor een sociaal veilige werkomgeving.
3. Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan bestuur en management.
- Het maken van een jaarverslag, met daarin onder meer een geanonimiseerd verantwoording aan de hand van de gesprekken met de medewerkers en bijbehorend advies.
- Geven van input bij het opstellen van beleid door de organisatie.
- Signaleren van meldingen over thema’s die spelen binnen de organisatie.
- Informeren over wetswijzigingen die van invloed zijn op de functie en het functioneren van de vertrouwenspersoon.
Waarom een EXTERN vertrouwenspersoon?
Ik heb er heel bewust voor gekozen om als extern vertrouwenspersoon aan het werk te gaan. Doordat ik geen onderdeel ben van de organisatie
- is de kans dat ik de melder en de persoon waar de melding betrekking op heeft ken kleiner.
Dit zal het gevoel van veiligheid, vertrouwelijkheid en objectiviteit bij de medewerkers vergroten.
Hierdoor zullen zij zich eerder geroepen voelen om mij met hun probleem te benaderen en zal ik gemakkelijker een objectief beeld kunnen vormen over thema’s die spelen in de organisatie. - spelen er geen hiërarchische belangen, waardoor ik vrijer ben om het management objectief te ondersteunen en adviseren.
- is het gemakkelijker om neutraliteit, objectiviteit en onpartijdigheid te waarborgen.
- zal ik, door de inzet bij verschillende organisaties, bredere kennis en ervaring opdoen.
- is het werk als vertrouwenspersoon voor mij een hoofdtaak. Dit in tegenstelling tot een intern vertrouwenspersoon die deze taak er – in principe naast zijn eigen werkzaamheden – bij doet.
Hoe zou het voor je zijn als
- je weet wat er werkelijk speelt in de organisatie.
- je daardoor gericht actie kunt ondernemen om een sociaal veilige werkomgeving te creëren.
- er bewustzijn is in de organisatie met betrekking tot een sociaal veilige werkomgeving is.
- je merkt dat de interne en externe bedrijfsprocessen beter op orde zijn, doordat:
-medewerkers gelukkiger en productiever zijn
-het ziekteverzuim en daaraan verbonden kosten verminderen
-het verloop onder medewerkers daalt
-cliënten te maken hebben met een hechte en vaste groep medewerkers
-de organisatie beter scoort in de cliënttevredenheidsonderzoeken.
Dit is mogelijk met de inzet van een extern vertrouwenspersoon.
De investering voor jouw organisatie is afhankelijk van de wensen en grootte van de organisatie.
Wil je hier meer over weten, neem dan contact op voor het maken van een afspraak waarin ik de mogelijkheden om met mij te werken verder zal toelichten.
Overigens werk ik met een vaste externe vertrouwenspersoon als back-up voor perioden waarin ik (door vakantie of anders) afwezig ben.
Wil je maandelijks inspiratie in je mailbox ontvangen voor een sociaal veilige werkomgeving?